档案管理在合作公路工程的资质评审中的应用

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发表时间:2021-06-11 10:13

公路工程档案具有极其重要的记录作用,施工单位必须认真做好管理工作,记录发展的历程,保存单位的资料,传承单位的文化与经验因此,档案管理绝不能出乱、出错。施工单位可以以档案管理在公路工程资质评审中的作用作为切入点,提高评审效率,加强档案管理的职能作用,保证评审通过。

1档案的记录作用

档案作为一种严谨的记录工具,代表着历史,代表着过去。 它像一面镜子,客观且全面地反映着公路施工的每一个细节。 公路工程档案是我国档案事业的重要组成部分,认真做好档案管理工作,可以保存工作过程中的宝贵资料。

公路工程工资质评审对档案管理工作的要求十分严格。目前凡列入国家和地方公路建设计划的公路建设工程,均实行公路工程施工招标,利用外资建设的公路项目还需要通过国际招标。目前,公路工程施工招标实行的是资格预审制度,招标单位必须对投标的施工单位施工能力进行审查。资质审查的内容涵盖极广,不仅要考察施工单位的资质等级证书、固定资产、人员构成、设备水平,更要考察其近几年完成高等级公路施工任务的工程质量以及曾经承建的代表性工程。

每次的资质评审中,专家检查的资料都需要我们从档案中找到相关信息,因为所有资料都是记录在档案里的。档案记录是每个工程的真实写照,因此,档案管理工作意义重大。

2、档案工作是基础

档案记录的各项信息,是日后开展相关工作必不可少的珍贵资料。各职能部门在日常工作中经常会需要调取档案、查阅档案。如果档案管理出现混乱必将出现大范围的工作瘫痪。公路工程档案所记录的信息,对工程建成投产之后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策与设计起着重要的凭证和依据作用。一旦档案记录的信息有误、缺失,相关工作会失去头绪,相关决策会有所偏差。

3、档案的传承作用

档案既可以记录数据、记录事件,更可以记录文化、记录精神。企业精神是企业在艰苦奋斗的发展历程中渐渐形成的,具有巨大的无形价值,是企业软实力的集中体现。当今竞争愈发激烈,企业不光要拼技术,更要拼文化、拼情怀,一家企业如果能有积极向上、团结一心的企业精神,必然能在发展过程中披荆斩棘。

公路工程资质评审需要大量的档案资料,档案资料如果保管不当,必然影响查阅效率。一旦材料提供不及时、不准确,就很有可能延误评审时机,留下难以弥补的遗憾。

有些施工单位的档案室已经使用了十几年、甚至几十年,往往不能满足档案管理“十防”的要求。有些施工单位的档案室空间狭小,随着档案信息的不断增多,已经不能整齐、有序地摆放。有些施工单位直接将档案堆在角落,任由档案积尘、破损。有些施工单位虽然设立了符合高标准的档案室,却在其中堆放杂物,导致档案存放十分不安全。保管条件的落后势必增大档案损毁及遗失的风险,是档案管理中的重大隐患。

若想提高公路工程资质合作工程资质评审中调取、查阅档案的效率,就应注重档案的有序排放。科学、整齐的档案排放可以快速、准确地调取评审过程中需要的一切资料。资质评审一般都在两天内完成,这就要求施工单位平日里就要分类整理好评审相关的资料,如按仪器设备、标准规范、体系运行文件以及报告等类别进行归档。这对提高评审效率和评审通过的成功率都有着重要意义。

随着社会发展,需要档案记录的信息越来越庞杂。近年来,自动化办公技术越来越普及,但一些施工单位缺乏与时俱进的意识,仍然采用最原始的档案管理手段。纯人工管理必然导致档案分类不明确、查阅费时间。有些施工单位档案存放顺序不统一,有的档案员按拼音排放,有的档案员按笔划排放,有的档案员查阅完档案不放回原处,导致档案管理十分混乱,最终影响了资质评审工作的进展。


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